Reinigungsfirma wechseln: Kündigungsfrist, Übergabe und Ablauf

Wer die Reinigungsfirma wechseln will, prüft zuerst Laufzeit und Kündigungsfrist im bestehenden Vertrag. Dann holt er Angebote ein und kündigt erst, wenn die neue Firma feststeht. Am Stichtag werden Schlüssel, Reinigungsplan und Räume übergeben, damit kein Tag ungereinigt bleibt.

Woran Sie merken, dass ein Wechsel fällig ist

Einzelne Fehler kommen bei jeder Reinigungsfirma vor. Ein Wechsel lohnt sich, wenn dieselben Mängel immer wiederkehren, obwohl Sie sie gemeldet haben. Typische Anzeichen sind:

• Papierkörbe, Teeküche oder Sanitärräume bleiben regelmäßig liegen.
• Jede Woche kommen andere Reinigungskräfte, die Ihr Objekt nicht kennen.
• Ihr Ansprechpartner ist schwer zu erreichen oder Rückfragen bleiben offen.
• Was im Leistungsverzeichnis steht, wird nicht oder nur teilweise erledigt.
• Der Preis steigt, ohne dass sich an der Leistung etwas ändert.

Mängel festhalten, bevor Sie kündigen

Halten Sie Mängel schriftlich fest, mit Datum, Raum und kurzer Beschreibung, gern mit Foto. Schicken Sie die Liste an die bisherige Firma und geben Sie ihr eine Frist zur Nachbesserung. Manchmal reicht das schon. Wenn nicht, haben Sie eine saubere Grundlage für das Gespräch über die Kündigung.

Die Dokumentation ist auch wichtig, falls Sie vorzeitig aus dem Vertrag wollen. Eine Kündigung ohne Einhaltung der Frist ist nur bei einem wichtigen Grund möglich, und dafür sollten Sie belegen können, was passiert ist. Ob ein solcher Grund vorliegt, ist eine Rechtsfrage. Lassen Sie das im Zweifel von einem Anwalt prüfen.

Laufzeit und Kündigungsfrist prüfen

Der wichtigste Schritt steht im bestehenden Vertrag. Suchen Sie nach Laufzeit, Kündigungsfrist und einer Klausel zur automatischen Verlängerung. In der Gebäudereinigung sind zwei Formen üblich: ein unbefristeter Vertrag, der mit einer Frist zum Monatsende kündbar ist, oder eine feste Laufzeit, die sich ohne Kündigung um einen bestimmten Zeitraum verlängert.

Bei einer festen Laufzeit zählt der Termin, bis zu dem die Kündigung beim Vertragspartner eingegangen sein muss. Wer ihn verpasst, ist oft für ein weiteres Jahr gebunden. Tragen Sie sich diesen Termin in den Kalender und planen Sie ein paar Wochen Puffer für die Auswahl der neuen Firma ein.

Regelt der Vertrag die Kündigung nicht, gelten die gesetzlichen Regeln. Welche das sind, hängt davon ab, wie der Vertrag rechtlich einzuordnen ist. Auch hier hilft im Zweifel eine kurze rechtliche Prüfung.

Die neue Firma auswählen, bevor Sie kündigen

Kündigen Sie erst, wenn Sie wissen, wer danach reinigt. Lassen Sie sich Ihr Objekt von zwei oder drei Firmen ansehen und geben Sie allen dasselbe Leistungsverzeichnis. Nur dann lassen sich die Angebote vergleichen. Achten Sie beim Vergleich nicht allein auf den Preis pro Monat, sondern darauf, welche Räume wie oft gereinigt werden und wie viel Zeit dafür angesetzt ist.

Diese Fragen sollte jede Firma beantworten können:

• Besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung und bei welchem Versicherer?
• Ist der Betrieb in die Handwerksrolle eingetragen?
• Wer springt ein, wenn eine Reinigungskraft krank ist oder Urlaub hat?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner für Ihr Objekt?
• Wie lange läuft der Vertrag und mit welcher Frist ist er kündbar?
• Wie wird die Qualität kontrolliert und wie melden Sie Mängel?

Die Kündigung richtig zustellen

Kündigen Sie in der Form, die der Vertrag verlangt, meist schriftlich. Nennen Sie Vertragsnummer, Objekt und das Datum, zu dem der Vertrag enden soll. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung des Vertragsendes. Wichtig ist, dass Sie den Zugang nachweisen können, etwa per Einschreiben oder Boten.

Fordern Sie im selben Schreiben einen Termin für die Rückgabe aller Schlüssel, Transponder und Zugangskarten an. Sprechen Sie außerdem ab, wann die bisherige Firma ihre Geräte und Reinigungsmittel aus Ihrem Objekt abholt.

Das Leistungsverzeichnis übernehmen und verbessern

Das Leistungsverzeichnis beschreibt jeden Raum, die Tätigkeiten darin und das Intervall. Wenn es eines gibt, geben Sie es der neuen Firma. Nutzen Sie den Wechsel, um es zu überarbeiten: Was wurde bisher vergessen? Welche Räume werden heute anders genutzt als bei Vertragsschluss? Wo reicht ein seltenerer Rhythmus, wo braucht es mehr?

Fehlt ein Leistungsverzeichnis, entsteht es bei der Besichtigung. Gehen Sie dafür gemeinsam mit der neuen Firma durch alle Räume, auch durch Lager, Technikräume und Treppenhaus, falls diese mitgereinigt werden sollen.

Übergabe am Stichtag

Planen Sie die Übergabe so, dass der letzte Einsatz der alten und der erste Einsatz der neuen Firma direkt aufeinander folgen. Am Stichtag hilft eine kurze Liste:

• Schlüssel, Transponder und Karten zurücknehmen und im Schließplan austragen.
• Codes für Alarmanlage oder Türsysteme ändern, wenn die alte Firma sie kannte.
• Putzraum prüfen: Was gehört Ihnen, was der bisherigen Firma?
• Bestand an Seife, Papierhandtüchern und Toilettenpapier festhalten.
• Neue Schlüssel gegen Unterschrift an die neue Firma übergeben.
• Einen gemeinsamen Rundgang mit der neuen Firma machen und offene Punkte notieren.

Beispiel: Zeitplan für einen Wechsel

Angenommen, Ihr Vertrag ist mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündbar und Sie möchten zum 1. März mit der neuen Firma starten. Dann könnte der Plan so aussehen:

• Anfang Dezember: Vertrag prüfen, Mängel der letzten Monate zusammenstellen, Leistungsverzeichnis heraussuchen.
• Mitte Dezember bis Mitte Januar: zwei oder drei Firmen besichtigen lassen, Angebote vergleichen, Fragen klären.
• Ende Januar: Entscheidung treffen und den neuen Vertrag mit Starttermin 1. März unterschreiben.
• Spätestens Ende Januar: Kündigung nachweisbar zustellen, damit sie zum 28. Februar wirkt.
• Ende Februar: Schlüsselrückgabe, Abholung der Geräte, Übergabe an die neue Firma.
• Ende März: erster gemeinsamer Rundgang mit dem neuen Ansprechpartner.

Häufige Fehler beim Wechsel

Die meisten Probleme beim Wechsel entstehen nicht bei der neuen Firma, sondern in den Wochen davor. Diese Fehler kommen häufig vor:

• Kündigen, bevor ein neues Angebot vorliegt. Dann bleibt zu wenig Zeit für einen sauberen Vergleich.
• Den Verlängerungstermin verpassen und ein weiteres Jahr gebunden sein.
• Angebote vergleichen, die auf unterschiedlichen Leistungen beruhen.
• Schlüssel und Codes nicht zurückfordern und den Schließplan nicht anpassen.
• In den ersten Wochen keine Rückmeldung geben und erst nach Monaten reklamieren.

Die ersten Wochen mit der neuen Firma

In den ersten Wochen lernt das neue Team Ihr Objekt kennen. Geben Sie in dieser Zeit früh und konkret Rückmeldung, lieber nach dem dritten Einsatz als nach dem dritten Monat. Vereinbaren Sie nach etwa einem Monat einen Rundgang mit dem Ansprechpartner. Dabei zeigt sich, ob das Leistungsverzeichnis passt oder ob Intervalle angepasst werden sollten.

So läuft ein Wechsel zu Arisma

Sie nennen uns Objektart, Fläche und wie oft gereinigt werden soll. Unser Team ruft Sie an und vereinbart einen Termin. Wir sehen uns die Räume vor Ort an und halten fest, was wann gereinigt wird. Die Besichtigung ist kostenlos. Ihr Angebot bekommen Sie direkt nach unseren Richtpreisen pro Quadratmeter oder nach der Besichtigung.

Wie Schlüssel übergeben und verwahrt werden, klären wir bei der Besichtigung, ebenso die Uhrzeit der Reinigung. Unser Vertrag läuft unbefristet und ist mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende kündbar, wenn im Angebot nichts anderes steht. Arisma ist bei der Signal Iduna haftpflichtversichert und Mitglied der Handwerkskammer für München und Oberbayern.

Häufig gestellte Fragen

Fazit

Ein Wechsel der Reinigungsfirma gelingt, wenn die Reihenfolge stimmt: Vertrag prüfen, neue Firma auswählen, nachweisbar kündigen, sauber übergeben. Wer einige Wochen Vorlauf einplant und ein klares Leistungsverzeichnis hat, wechselt ohne Lücke und kann die neue Firma vom ersten Tag an daran messen.