Leistungsverzeichnis für die Büroreinigung: was hinein gehört

Ein Leistungsverzeichnis beschreibt, welche Räume eine Reinigungsfirma reinigt, welche Tätigkeiten dort anfallen und wie oft. Es gehört in jeden Reinigungsvertrag. Ein gutes Leistungsverzeichnis fasst Räume nach Nutzung in Gruppen zusammen, beschreibt Tätigkeiten so konkret, dass man sie prüfen kann, und nennt für jede ein festes Intervall.

Was ein Leistungsverzeichnis ist

Das Leistungsverzeichnis ist die Liste aller vereinbarten Reinigungsleistungen für ein Objekt. Es nennt die Räume, die Tätigkeiten und die Intervalle. Damit beschreibt es, was die Reinigungsfirma schuldet, und ist meist Teil des Vertrags.

Davon zu unterscheiden ist der Reinigungsplan. Er regelt den Ablauf im Alltag: in welcher Reihenfolge die Reinigungskraft die Räume abarbeitet, an welchem Wochentag welche Tätigkeit dran ist und wie lange ein Einsatz dauert. Der Reinigungsplan setzt das Leistungsverzeichnis um, er ersetzt es nicht.

Wofür Sie es brauchen

Ein sauber geschriebenes Leistungsverzeichnis hilft Ihnen an vier Stellen:

• Angebote vergleichen: Nur wenn alle Firmen dieselbe Leistung anbieten, sagen die Preise etwas aus.
• Vertrag: Es steht fest, was vereinbart ist und was zusätzlich beauftragt werden muss.
• Reklamation: Ein Mangel lässt sich an einer konkreten Zeile festmachen statt an einem Gefühl.
• Wechsel: Die neue Firma übernimmt eine fertige Grundlage und muss nicht bei null anfangen.

Objektdaten, die vorne hinein gehören

Bevor es um einzelne Räume geht, braucht das Leistungsverzeichnis die Grunddaten des Objekts. Sie bestimmen, wie viel Zeit die Reinigung braucht und wie sie organisiert wird:

• Adresse, Etage und Ansprechpartner vor Ort
• Fläche je Raumgruppe in Quadratmetern
• Bodenbeläge, etwa Teppich, Parkett, Linoleum oder Fliesen
• Zugang: Schlüssel, Transponder, Alarmanlage
• Reinigungszeiten, zum Beispiel vor 7 Uhr oder nach 18 Uhr
• Wer Verbrauchsmaterial wie Seife, Papierhandtücher und Müllbeutel stellt
• Wohin der Müll gebracht wird und ob Mülltrennung gilt

Räume zu Raumgruppen zusammenfassen

Statt jeden Raum einzeln zu beschreiben, fasst man Räume mit ähnlicher Nutzung zusammen. Üblich sind Sanitärräume, Teeküchen und Pausenräume, Büro- und Besprechungsräume, Verkehrsflächen wie Eingang, Flure und Treppen sowie Nebenräume wie Lager, Archiv oder Serverraum. Jede Gruppe bekommt ihre eigenen Tätigkeiten und Intervalle.

Das hält das Verzeichnis kurz und macht Unterschiede sichtbar: Ein Archiv, das kaum jemand betritt, braucht einen anderen Rhythmus als die WCs. Räume mit besonderen Anforderungen, etwa ein Empfang mit Glastheke, können eine eigene Gruppe bekommen.

Tätigkeiten prüfbar beschreiben

„Büro reinigen“ ist keine Tätigkeit, die sich prüfen lässt. Besser ist eine Beschreibung, bei der jeder sehen kann, ob sie erledigt wurde: Papierkörbe leeren und Beutel wechseln, freie Schreibtischflächen feucht abwischen, Boden saugen, Türklinken und Lichtschalter abwischen.

Achten Sie auch auf die Begriffe. Feucht wischen und nass wischen sind zwei verschiedene Verfahren, ebenso Reinigen und Desinfizieren. Halten Sie fest, ob Schreibtische nur dort gereinigt werden, wo sie frei sind, oder ob die Reinigungskraft Gegenstände beiseitestellen soll. Solche Kleinigkeiten führen später am häufigsten zu Missverständnissen.

Intervalle festlegen

Für jede Tätigkeit gehört ein Intervall ins Verzeichnis: täglich, mehrmals pro Woche, wöchentlich, monatlich oder in größeren Abständen. Bei mehrmals pro Woche sollte die Zahl dabeistehen, zum Beispiel zweimal wöchentlich.

Vermeiden Sie „bei Bedarf“, wo es geht. Wer entscheidet, wann Bedarf besteht? Ohne feste Regel wird die Tätigkeit entweder vergessen oder zum Streitpunkt. Wenn sich ein Bedarf schwer vorhersagen lässt, hilft eine klare Absprache, wer ihn meldet und bis wann er erledigt wird.

Beispiel für ein kleines Büro

So könnte ein Leistungsverzeichnis für ein Büro mit rund zehn Arbeitsplätzen, einer Teeküche und zwei WCs aussehen. Das Beispiel ist ein allgemeines Muster und muss an Ihr Objekt angepasst werden:

• Sanitärräume: WCs, Waschbecken und Armaturen reinigen und desinfizieren, Spiegel reinigen, Verbrauchsmaterial auffüllen, Boden nass wischen. Täglich.
• Teeküche: Arbeitsflächen, Spüle und Tisch reinigen, Spülmaschine ausräumen nach Absprache, Boden wischen. Täglich. Kühlschrank innen auswischen. Monatlich.
• Büroräume: Papierkörbe leeren, freie Schreibtischflächen feucht abwischen, Boden saugen. Zweimal wöchentlich. Telefone und Tastaturen abwischen. Wöchentlich.
• Eingang und Flur: Boden saugen oder wischen, Türklinken und Lichtschalter abwischen, Glastür von Fingerabdrücken befreien. Zweimal wöchentlich.
• Alle Räume: Fensterbänke, Heizkörper und Regale abstauben. Monatlich.
• Nebenräume und Lager: Boden saugen. Monatlich.

Was oft vergessen wird

Diese Punkte fehlen in vielen Leistungsverzeichnissen und sorgen danach für Ärger:

• Kühlschrank und Mikrowelle in der Teeküche
• Heizkörper, Lichtschalter und Türklinken
• Glastüren und Glaswände im Innenraum
• Treppenhaus und Aufzug, wenn sie nicht vom Vermieter gereinigt werden
• Das Auffüllen von Seife, Papier und Müllbeuteln
• Der Weg zum Müllcontainer und die Mülltrennung

Sonderleistungen getrennt aufführen

Manche Arbeiten fallen nur ein- oder zweimal im Jahr an und brauchen anderes Werkzeug als die laufende Reinigung: Fenster- und Glasreinigung, die Tiefenreinigung von Teppichböden, die Grundreinigung von Hartböden oder die Reinigung nach einem Umbau. Diese Leistungen gehören in einen eigenen Teil des Leistungsverzeichnisses, mit Intervall und eigenem Preis.

So sehen Sie im Angebot, was die laufende Reinigung kostet und was zusätzlich anfällt. Und es bleibt klar, dass die Reinigungskraft im Alltag nicht nebenbei die Fenster putzt, nur weil sie schmutzig sind.

Qualität messbar machen

Ein Leistungsverzeichnis ist auch die Grundlage für Kontrollen. Am einfachsten ist ein gemeinsamer Rundgang in festen Abständen, bei dem Sie mit dem Ansprechpartner der Reinigungsfirma die Raumgruppen durchgehen und Abweichungen notieren. Größere Objekte nutzen dafür oft ein festes Prüfschema. Als Orientierung dient die Norm DIN EN 13549, die Anforderungen an Systeme zur Messung der Reinigungsqualität beschreibt.

So arbeiten wir bei Arisma

Bei Arisma entsteht die Grundlage bei der kostenlosen Besichtigung: Wir sehen uns die Räume vor Ort an und halten fest, was wann gereinigt wird. Haben Sie bereits ein Leistungsverzeichnis, nehmen wir es als Ausgangspunkt. Ihr Angebot bekommen Sie direkt nach unseren Richtpreisen pro Quadratmeter oder nach der Besichtigung. Später prüfen wir die Arbeit in Ihrem Objekt und holen Ihre Rückmeldung ein.

Häufig gestellte Fragen

Fazit

Ein Leistungsverzeichnis ist kein Formular für die Ablage, sondern das Werkzeug, mit dem Sie Angebote vergleichen, die Reinigung prüfen und Mängel klar ansprechen. Wer Raumgruppen bildet, Tätigkeiten konkret beschreibt und feste Intervalle nennt, hat eine Grundlage, die für beide Seiten eindeutig ist. Am einfachsten entsteht sie bei einem gemeinsamen Rundgang mit der Reinigungsfirma.